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Contrairement à la voiture de service, le véhicule de fonction peut être utilisé en dehors du temps de travail et de la vie professionnelle en général.

Principe du véhicule de fonction

L'entreprise octroie un véhicule de fonction aux collaborateurs qui en ont besoin pour faciliter leur vie professionnelle. Ce sont généralement des cadres dirigeants et des commerciaux car leur activité quotidienne, comme les rendez-vous extérieurs, nécessite l'utilisation d'une voiture.

Si l'on a tendance à ne pas différencier véhicule de fonction et voiture de service, celles-ci ont cependant des conditions d'utilisation bien différentes :

  • le véhicule de fonction, mis à la disposition du salarié, peut être utilisé dans la vie privée ;
  • la voiture de service ne peut être utilisée que dans le cadre professionnel.

Le salarié peut donc utiliser son véhicule de fonction dans le cadre privé, comme les congés et le week-end. De ce fait, le véhicule de fonction est un avantage en nature : il est donc considéré comme un revenu.

Le prêt d'un véhicule de fonction est encadré par la convention et l'accord collectif de travail et est indiqué dans le contrat de travail unissant l'employeur et le collaborateur. La suppression du véhicule de fonction provoque donc la modification du contrat de travail du salarié et ce dernier peut la refuser. L'employeur est également dans l'obligation de verser une indemnité compensatrice à tout collaborateur à qui le véhicule de fonction promis n'a pas été fourni.

Véhicule de fonction : calcul de l'avantage en nature

Lors de la mise à disposition d'un véhicule de fonction par l'entreprise à son salarié, ce dernier bénéficie d'un avantage en nature pour lequel l'employeur règle une cotisation de solidarité. Celle-ci est calculée sur la base de l'émission de CO2 du véhicule : c'est la taxe CO2.

Quant au salarié, celui-ci doit déclarer aux impôts l'utilisation d'un véhicule de fonction. En effet, cet avantage en nature est soumis au prélèvement de charges sociales.

Trois éléments rentrent en ligne de compte pour calculer l'imposition de l'avantage en nature :

  • l'employeur a acheté ou loué la voiture de fonction ;
  • la voiture a plus ou moins de 5 ans ;
  • fonctionnement au forfait annuel ou aux frais réels :
    • dans le cas du forfait annuel, il faut également calculer la prise en charge ou non des frais de carburant par l'employeur ;
    • dans le cas où l'employeur ne prend pas en charge les frais de carburant, le collaborateur a la possibilité de les déduire au titre de ses frais réels, mais il ne bénéficie plus de la déduction forfaitaire automatique de 10 %.

Si l'employeur a choisi d'opter pour les frais réels, le salarié a deux possibilités :

  • déduire le montant total de ses dépenses en transmettant des justificatifs à son entreprise ;
  • avoir recours au barème kilométrique publié annuellement par l'État.

Véhicule de fonction et fiscalité

Il est donc possible de déclarer son véhicule de fonction de deux façons : aux frais réels ou au forfait.

Aux frais réels

Vous avez opté pour les frais réels, il est important de connaître le coût annuel de l'utilisation du véhicule de fonction à titre privé pour pouvoir remplir votre déclaration d'impôt :

  • Si le véhicule a été acheté, il faut prendre en compte la valeur du véhicule après amortissement :
    • la voiture a moins de 5 ans, vous prenez en compte 20 % du prix d'achat ;
    • la voiture a plus de 5 ans : vous prenez en compte 10 % du prix d'achat.
  • Si le véhicule est loué : il faut se baser sur le montant total de la location sur l'année, ainsi que sur le coût annuel d'entretien, des dépenses annuelles de carburant et la police d'assurance.

Au forfait

  • Pour une voiture achetée depuis moins de 5 ans : le montant à reporter sur la déclaration d'impôt représente 9 % du prix d'acquisition TTC de la voiture (ou 12 % si l'employeur règle les frais de carburant).
  • Pour une voiture achetée depuis plus de 5 ans : le montant à reporter sur la déclaration d'impôt est de 6 % du coût d'acquisition (ou 9 % si l'employeur paie les frais de carburant).
  • Pour une voiture louée : le montant à reporter est équivalent à 30 % du coût total de la location à l'année si l'employeur prend en charge le coût du carburant et 40 % si ce n'est pas le cas.

Cas particulier des véhicules électriques

Un arrêté du 21 mai 2019 fixe des nouvelles dispositions concernant l’évaluation de l’avantage en nature pour la mise à disposition d’un véhicule électrique au cours de la période comprise entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022.

S'agissant des véhicules 100 % électriques, les dépenses prises en compte pour évaluer l’avantage en nature ne tiennent pas compte des frais d’électricité engagés par l’employeur pour recharger le véhicule. Ces dépenses sont évaluées après un abattement de 50 % dans la limite de 1 800 € par an.

Si l'employeur met à la disposition de ses salariés une borne de recharge, l’avantage en nature pour un usage privé est évalué à partir d’un montant nul.

Véhicule de fonction : qui paie quoi ?

L'employeur prend à sa charge les coûts directs et indirects liés au véhicule de fonction.

  • Les coûts directs :
    • l'achat ou les mensualités de la location ;
    • la carte grise ;
    • les frais d'utilisation comme l'assurance, l'essence, l'entretien...
  • Les coûts indirects :
    • la taxe sur les voitures de société ;
    • l'impôt des sociétés sur les coûts non déductibles ;
    • les charges sociales patronales dues sur le montant de l'avantage en nature.

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